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在凡事講求管理的今日，資訊管理（網上資料管理）與應用，也是必須了解的課題。在應用八方通寶的過程中，很多企業在網上找資料，求職，求人，但怎樣才能達到最大的效果，還是有技巧可循的。
第一階段：篩選詢問信函。
將詢問信函分類，不要收信就回，我們可將信件依可能性分為幾類：
a.有稱呼的詢問信——這是比較仔細，有禮貌的客人，會打上收信人的稱呼。
b.有提起詢問產品的信——至少他很明白的告訴你他對你的什麼產品感興趣。
c.簡單介紹他們公司背景的——表示他有心引起你的興趣，愿意多讓你知道他一點。
上述這類信函，發信的人比較用心，至少他會對你的回復又反應。可以列入回信的目標客戶。
a.沒有稱謂也沒有提到產品名稱，只是告訴你對你公司有興趣的。
標準格式，一定是亂撒詢問信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。
b.一開始就要你寄報價單和樣品。
這種人八成沒做過生意，那有一開始就要樣品的。
c.任何不情的要求，如給邀請函，投資訊息，合作信息等等。
第一個階段大約可以篩選出30%的潛在目標客戶，其他的如果覺得棄之可惜，可以放在最后，當練習的目標吧。
第二階段：回復詢問信函。
篩選出來的客人，不要馬上依他的要求發報價單或目錄給他，可以立即回復一封反詢問信函，表示你已收到對方來信，但有些不明白的地方，有關產品，款式，才質，數量等需求的了解都可以問，甚至問他的市場，及公司的性質，告訴客人，這有助于你向他推薦你們的產品。回信時，如果知道客人的first name，可以稱呼對方的名字，或是MR.姓。這個動作是增加顧客得回復率，制造多一點的機會與客人互動。如果你善于利用八方通寶的移動洽談系統，就可以隨時隨地與客戶進行溝通了，或許你會發現，一切比想象的更簡單。
這個動作很重要，表示他們如果在第一階段已經獲得他們要的訊息，他就不會回你，如果他回了，那麼你下一個報價的動作，成功率就會高一點。
第三階段：報價。
-報價給有回復的客人，但在報價的階段至少要對客人有20%的了解。
包括客人是哪里的？買什麼東西？批發商，還是零售商？如果他能告訴你他經常購買的量更好。報價時，請客人不管價格可否接受，都能回復給你，因為這有助于你明白你是否還有地方需要改進（這里要盡量委婉，不是諂媚），如果對方是要找工廠，你可以隨報價單附上部分工廠的照片，邀請客人瀏覽你的網站，讓他更了解你們的產品與規模也是必要的。
第四階段：客人接到報價單有回復并索取樣品。
可以衡量自己公司的規定回復客人，盡量提到要樣品費，或是可提供免費樣品，但對方必須付運費，以了解客人的誠意度。
通常能依這個程序走到第四階段，那麼客人的成功率就會很高，我們的同仁們大部分都是依這個程序跟客人交流，評估下來，大概的成功率有50%，但是由于客人對我們而言都太小了，所以多半我們只是借以了解市場罷了。
網上與未見面或還沒成交的客人交流，有些忌諱是必須要避免的。絕對不要跟客人以MSN或 ICQ的方式交流，因為如果沒見過面以這種方式交流，很容易造成不必要的表錯情或輕率，導致客人流失。國內的貿易起步較晚，又正逢E時代的來臨，很多進入這個行業的年輕人，應用互聯網非常得心應手，因此他們的交流方式已逐漸的E世代化，隨意，隨性，盡情揮灑感情，但是這在國際貿易的領域里，是完全不一樣的。生意是現實的，是殘酷的，容易來，容易去的資訊時代，仍舊需要用心去細細體會，得來不應純屬偶然，失去也不是必然。多多發掘你手上的電子商務工具，成功會離你越來越近。
